Обычно накладная оформляется в соответствии с пунктом 2.1.9 методических рекомендаций, которые были утверждены письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5.

Накладная должна содержать ссылку на документ, подтверждающий наличие брака или иных претензий, предъявленных покупателем. Эта накладная, как и акт, составленный покупателем, будет являться основным доводом при предъявлении претензий фирме-изготовителю или поставщику.

А вот для того чтобы оформить возврат товара, а не его замену (то есть возврат с полной выплатой денежных средств), нужно учитывать время возврата, а именно товар был возвращен в день покупки или позднее.

Если товар был возвращен в день покупки, деньги можно вернуть прямо с операционной кассы магазина. Об этом сказано в разделе IV Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин. Убедитесь, чтобы на чеке обязательно стояла подпись руководителя компании (в случае, когда полномочия разделены или договором обозначены равные права подписи, расписаться на чеке может и заместитель основного руководителя).

На сумму, которая была возвращена покупателю, оформляется специальный акт, составляется он в одном экземпляре. При его оформлении должны присутствовать заведующий соответствующим товарным отделом, старший кассир и кассир-операционист, работающий в соответствующую смену (если таковая предполагается). Обязательно сохраните собранные у покупателя чеки, их необходимо наклеить на лист бумаги формата А4, и приложить к отчету, направленному в бухгалтерию.

Все возвращенные деньги обязательно вносятся в книгу кассира, который в день возврата обслуживал кассовый аппарат. В соответствии с этим пунктом сумма дохода в день оформления возврата будет уменьшена, таким образом исключается возможность случайной недостачи денежных средств.

Если товар был возвращен не в течение дня покупки, а позднее, а также в случае, когда покупатель потерял кассовый чек, возврат денег осуществляется в таком же порядке, за исключением того, что деньги берутся из главного кассового аппарата, что значительно усложняет процесс учета.

Кроме этого напомним, что товар можно поменять не только на денежный эквивалент, но и другой аналогичный товар.